全球新冠肺炎疫情下工作场所的挑战和实践


2021年1月-FIDIC简报1:工作场所的挑战和最佳实践

本公告是FIDIC将定期发布的关于Covid-19对咨询工程公司商业行为影响系列报告中的第一份。以下的信息来自于资深行业领袖,供资深行业领袖使用。
公告1主要关注咨询工程公司在其内部环境中所面临的新的和演进的挑战,涉及到其员工和设施以及由此产生的最佳实践。未来的公告可能关注内部业务实践、外部业务环境、新机会、性别影响、年轻专业人员的影响、首选技术、后covid – 19转型等。
这些信息是在2020年11月20日至12月4日期间通过多种渠道收集的,包括来自19个国家的48名高管*,代表了39家公司,规模从15万到5万不等。请注意,尽管样本不同,但就公司规模或地理位置而言,该样本在统计上并不均衡。第3节所作的概括是基于汇总的信息,没有试图解释例外情况。
*日本(15),加拿大(9),韩国(5),印度尼西亚(2),新西兰(2),西班牙(2)和(1)来自意大利,印度,伊朗,约旦,马里,摩洛哥,瑞典,苏丹,坦桑尼亚,土耳其,英国,美国和赞比亚。

大流行期间在家工作

在新冠肺炎疫情的高峰期,大多数设计公司的大部分员工都在家远程办公。由于各国封锁程度不同,通信基础设施质量不同,区域差异明显。
在日本和新西兰只有约50%是远程工作,同时在韩国数据仅仅是10%。
在北美约85%是远程工作;在中东,印度和印度尼西亚约80%;在欧洲大约是70%。
非洲最大的差距,从0%到90%的远程工作。
对于在办公室工作的员工,大多数公司实施了掩蔽、增加办公室清洁、改善通风、设置物理屏障和保持距离的措施,这些措施都符合他们国家的指导方针,甚至更严格。

办公空间的未来


许多公司预计要么推迟增加办公空间,要么减少办公空间,总体减少幅度平均约为15%。没有明显的地理趋势,韩国是一个明显的例外,所有的公司都表达了对以办公室为基础的工作的强烈偏好,并预期办公室面积不会减少。
然而,这似乎与公司规模有关:
一些大公司看到远程工作削减成本的机会通过减少空间和转换其余地区协作空间,实现交错小时/天,旅馆式办公桌面或办公室。
小公司不太可能减少空间,以亲密的重要性,员工和员工和客户之间的合作关系。这些公司还重视员工在办公室的实际存在,以确保新员工的成功入职,指导员工以确保技术、情感和社会的成功发展,并使员工沉浸在企业文化中。
大多数公司预见了一种混合模式,在这种模式下,许多员工将有机会在部分时间在家工作,但在办公室中保留最少的核心存在。
与员工沟通和绩效评估

Communications with employees and performance evaluations


在大流行之前,许多公司正在采用新的通信技术,如Zoom和Teams。新冠病毒的出现加速了这一进程,尚未启动的公司能够迅速部署。人们普遍认为,经过一个短暂的过渡时期,企业与员工的沟通没有受到损害。许多公司越来越重视通过频繁的、预定的在线市政厅会议进行沟通,使管理层能够向员工传达当前的信息,并允许员工提问和讨论所关注的问题。这种企业沟通的改善提高了员工的期望,即在大流行结束后,这种额外的努力将继续下去。
在一些公司,人们担心公司传播在某种程度上取代了分支和部门一级的中层管理传播。许多公司试图通过将公司信息的传递授权给中层管理人员来解决这个问题,但结果好坏参半。
在项目层面,交流变得更加正式,有更多的会议安排,大多数公司相信生产力比以前更好了。然而,很少有即兴讨论,人们担心,创新和对等关系的发展可能会受到影响。
关于绩效评估有不同的意见,但值得注意的是,沟通能力强和/或能够独立工作的员工表现得更强,而沟通能力差的员工和/或需要密切监督的员工做得比以前差。在目前的环境下,业绩的评价将更多地取决于产量和准确性,而较少取决于个人的定性和主观判断。
员工控制程序
一般来说,内部控制程序,如考勤表批准和授权级别没有改变,除非它们现在在以前是手工执行的情况下数字化执行。在家工作的员工正在利用弹性工作时间的机会,但没有证据表明员工声称超过了实际工作时间或超出了他们的职权范围。相反,大流行似乎激发了人们最好的一面,不通勤所节省的时间往往对雇主有利。
虽然现在确定还为时过早,但可以感觉到,员工已经成功地自我监控了他们的项目预算,结果是没有察觉到项目冲销的增加。项目管理监督倾向于测量产出而不是监控工时。
员工独立

Employee independence


大多数公司认为远程办公鼓励了员工独立工作的成长和发展,但也增加了图纸和文件中未被发现的错误的风险。一些公司引入了新的质量控制程序,但只有在项目开始施工时,他们才会知道这些程序的效果如何。
远程办公对于新员工和初级员工来说并不令人满意,因为他们严重依赖与资深同事的互动。因此,在大流行期间,企业受到激励,更多地依赖现有员工加班,而不是雇用额外的员工或新毕业生。
一些公司担心,”独立”虽然有其所有的优点,但很容易变成”孤立”,产生所有的消极后果。
员工士气及目标
有人担心,技术的使用导致了一个更冷的社会环境,指导、培训和监督的效果更差。公司为保持士气、目标和社区意识所采取的措施包括:
极端关注通信(市政厅会议;员工公告;内联网Covid – 19信息页面;项目获奖、获奖和周年庆典;以工作人员和家庭福利为重点的信息传递;总统匿名问答论坛;员工调查)。
慷慨的提供家庭办公家具、电脑屏幕、互联网接入、个人防护设备,company-branded服装和一次性Covid奖金。
联合参谋部/客户端在线研讨会由内部人员或外部客人。
增加在线教育的补贴。
公司支持虚拟社交活动等事件;迎接新员工;主持人会议;关于平等/包容/多样性和健康/安全的网络研讨会。
提供Covid – 19检测、Covid – 19保险和改善Covid – 19疾病津贴。
员工心理健康
一些公司并不认为这是一个问题。日本一家大公司对远程办公的调查发现,远程办公对人们的许多健康方面都有改善,包括减少精神压力、减少吸烟、饮酒以及改善睡眠。唯一报道的负面后果是体重增加。
大多数公司认为员工的心理健康是一个看不见的敌人。除已提到的步骤外,有些公司采取的步骤包括:
监控/没有出席会议和社交活动来识别异常行为。
监控工作时间工作狂的迹象,并确保会议之间的缓冲区。
确保机密的员工援助计划,其中包括一个内部网与心理健康网站工具包,并鼓励锻炼和新鲜空气。
实现一个同行好友系统和计划主管一对一的签到。
办公室尽可能安全,欢迎,所以员工需要社会互动可以在那里找到它。
允许工作时间和工作地点的最大灵活性。
Employee-related best practices 雇员的最佳实践
大多数公司发现成功的做法有:
极端关注开放和领导和员工之间的通信。
培训和在线通讯工具的实现,资源共享,与远程工作人员和交互。
最大工作时间和地点的灵活性。
为远程工作的员工提供技术、办公家具企业服装、小奖金,提高福利等,认识到适度的费用通常是获得数倍的回报。
认识到团队合作的办公环境和社会生活的重要性,确保一个安全、舒适的环境对于那些需要它。
实现尽可能高的标准,通风,在办公室距离和障碍。
欣赏的价值规律,计划,但短的项目会议,是否在线或现场
减少旅行时间和成本通过在线会议和使用视频/扫描工具来减少建筑工地参观。
欣赏的重要性管理敏捷适应新的情况。
强调咨询的价值工程协会在促进频繁但非正式的会议公司领导人在国家和地区层面实时分享最佳实践。
改进协议提供明确的指示对初级员工独立工作
不那么成功的措施有:
回顾中发现一些公司削减成本和裁员实施早期流行比需要更谨慎,创建员工不必要的焦虑。然而,这些公司宁愿自己反应过度,而不是反应不足。
一些公司发现,在线社交活动很受欢迎,但员工利益最终消退。
一些公司发现员工对桌面和office-hoteling最初并不热情。这些模型需要改进,以给员工提供归属感。

FIDIC Covid-19 2021系列网络研讨会

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FIDIC欢迎您对本公告的反馈。请让我们知道这个信息是否有用,如果有需要进一步检查的方面。此外,如果您的经验与上面所概述的有所不同,请与我们分享。FIDIC也欢迎您对未来公告的反馈,以及我们应该关注的重要咨询工程实践领域的建议。
请直接反馈到gpontin@fidic.org和chrisnewcomb2020@gmail.com
FIDIC Covid-19 2021系列网络研讨会
考虑到我们仍然生活和工作在大流行的影响下,2021年,我们又组织了一系列在线活动,进一步支持该行业和从事it工作的人。
我们的2019冠状病毒病2021系列网络研讨会将举办六场网络研讨会,讨论大流行引发的一些关键问题,总结经验教训,并分享最佳实践,以便在未来充满挑战的几个月惠及建筑和基础设施公司。我们所有的活动都是免费参加的,并在Zoom网络研讨会平台上举办。点击下面的链接来预订你的座位。
免责声明
所提供的资料是机会主义地收集的,是轶事,既不全面,也不具有统计上的平衡。这些信息是为了实现FIDIC在整个咨询工程行业中及时共享信息、想法和最佳实践的使命而提供的。
本电子邮件由FIDIC制作,仅供参考之用。本文件的内容是一般性的,因此不应适用于个人的具体情况。虽然我们尽一切努力确保本文件内的信息是完整和最新的,但不应将其作为投资、商业、专业或法律决定的依据。
对于因使用其内容而产生的任何直接的、隐含的、法定的和/或相应的损失,FIDIC不承担任何责任。(2021-01-15,瑞士日内瓦机场,世界贸易中心,FIDIC版权所有)

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